Noterlik İşlemi Başvurusu (Vekaletname-Azilname-Muvafakatname-Taahhütname-Sözleşme vb.)

Almanya’daki Türk konsolosluklarında noterlik işlemleri başvurusu için gereken bilgiler ve işlem adımları aşağıda özetlenmiştir. Bu bilgiler, vekaletname, azilname, muvafakatname, taahhütname, sözleşme gibi belgelerin düzenlenmesi için geçerlidir.

1. Yetkili Makam ve Ön Koşul

• Yetkili Makam: Türkiye Cumhuriyeti Almanya Büyükelçiliği (Berlin) ve Başkonsoloslukları (Köln, Düsseldorf, Essen, Frankfurt, Hamburg, Hannover, Karlsruhe, Mainz, Münih, Münster, Nürnberg, Stuttgart).
• Önemli Not: Noterlik işlemleri için mutlaka randevu alınması gerekmektedir. Randevular genellikle konsolosluğun online randevu sistemi üzerinden alınır.

2. Gerekli Belgeler (Genel Liste)

Başvuru sırasında aşağıdaki belgelerin aslı ve fotokopisi genellikle istenir. Ancak, düzenlenecek belgenin türüne göre ek belgeler gerekebilir. En doğru ve güncel liste için, işlem yapacağınız konsolosluğun resmi internet sitesini kontrol ediniz.

• Kimlik Belgeleri:
  • Türk Vatandaşları İçin: Geçerli Türk pasaportu (ve/veya kimlik kartı – yeni tip çipli kimlik). Eski tip (pembe) kimlikler artık kabul edilmeyebilir.
  • Alman Vatandaşları / Diğer Ülke Vatandaşları İçin: Geçerli Alman pasaportu veya oturma kartı (Aufenthaltstitel) ve nüfus kaydını gösteren belge (örneğin, Türkiye’den alınmış Vukuatlı Nüfus Kayıt Örneği).
• İlgili Diğer Belgeler (Belge Türüne Göre):
  • Vekaletname: Vekalet verilecek kişinin tam adı, T.C. kimlik numarası ve adresi.
  • Muvafakatname (18 yaş altı çocuk için): Çocuğun doğum belgesi (Almanya’dan alınmış uluslararası formatta veya tercüme edilip onaylanmış), ebeveynlerin kimlik belgeleri, bazen çocuğun fotoğrafı.
  • Evlilik, Boşanma, Ölüm vb. ile ilgili belgeler: İlgili Türk ya da Alman resmi belgeleri (tercüme ve apostil/denklik onayı gerekebilir).
• Formlar: Konsolosluk tarafından sağlanan ve başvuru sırasında doldurulacak ilgili form/dilekçe.
• Harç Ücreti: İşlem için ödenecek konsolosluk harcı. Ücretler işlemin türüne göre değişir. Ödemeyi genellikle nakit Euro olarak yapmanız gerekir. Bazı konsolosluklar EC kartı da kabul edebilir. Güncel ücret listesi için konsolosluğun sitesine bakın.
• Tercüme ve Onay (Gerekirse): Almanca belgelerin noter onaylı Türkçe tercümesi istenebilir. Türkiye’den gelen bazı belgeler için apostil şerhi veya denklik onayı gerekebilir.

3. Başvuru Süreci

1. Randevu Alın: İlgili konsolosluğun internet sitesinden “Noter İşlemleri” veya benzeri bir başlık altında online randevu alın.
2. Belgeleri Hazırlayın: Yukarıdaki listeyi ve konsolosluğun sitesindeki bilgileri referans alarak tüm belgeleri hazırlayın. Eksik belge işleminizi tamamlamanızı engeller.
3. Konsolosluğa Gidin: Randevu saatinizde tüm orijinal belgeler ve fotokopileri ile birlikte konsolosluğa gidin.
4. Başvuru ve İmza: Görevli memura işleminizi anlatın, formları doldurun ve belgeyi (vekâletname, muvafakatname vb.) memurun huzurunda imzalayın. Bu imza, noter onayı yerine geçer.
5. Ücreti Ödeyin: Konsolosluk harcını ödeyin.
6. Belgeyi Alın: İşlem tamamlandığında, düzenlenen belge size teslim edilir. Bazı işlemler aynı gün, bazıları ise birkaç iş günü içinde tamamlanabilir.

4. Önemli Uyarılar ve İpuçları

• Güncel Bilgi: Tüm prosedürler ve ücretler değişebilir. En güvenilir kaynak, başvuracağınız Türk Konsolosluğu/Büyükelçiliğin resmi internet sitesidir.
• Tercüme ve Apostil: Türkiye’de kullanılacak Almanca belgeler için (örn. Alman doğum belgesi), önce bir yeminli tercümana Türkçe tercüme ettirilmeli, ardından çevirinin doğruluğu için Alman noter ve mahkemeden apostil alınmalıdır. Tam tersi (Türk belgesinin Almanya’da kullanımı) için de Türkiye’den apostil alınması gerekebilir.
• İçerik Hazırlığı: Vekaletname gibi belgelerin içeriğini (neye yetki verildiği, sınırları vb.) önceden iyi düşünün. Konsolosluklar genellikle standart formlar sunar, ancak özel durumlar için hukuki danışmanlık almanız faydalı olabilir.
• Nüfus Kaydı: Türkiye’deki nüfus kaydınızın güncel olması önemlidir. Evlilik, doğum, adres değişikliği gibi bilgilerin Nüfus Müdürlüğü’ne bildirilmiş olması gerekebilir.
• Vekalet Süresi: Bazı vekaletnamelerin (özellikle tapu işlemleri için) Türkiye’de geçerlilik süresi sınırlı olabilir (örn. 3 ay). Bunu önceden öğrenin.
• Çocuk ile Başvuru: Muvafakatname için çocuğun konsolosluğa gelmesi gerekmeyebilir, ancak ebeveynlerin birlikte başvurması gerekebilir. Ayrı başvurularda diğer ebeveynin noter onaylı muvafakatnamesi istenebilir.

5. Konsoloslukların İletişim ve Randevu Bilgileri

Randevular genellikle aşağıdaki resmi sitelerden alınır:

• Türkiye Cumhuriyeti Almanya Büyükelçiliği (Berlin): https://berlin.bk.mfa.gov.tr
• Türkiye Cumhuriyeti Başkonsoloslukları: İnternette “[Şehir Adı] Türk Başkonsolosluğu” şeklinde arama yaparak ilgili konsolosluğun resmi sitesine ulaşabilirsiniz (Örn: Türkisches Generalkonsulat Köln).

Son Tavsiye: Karmaşık veya özel durumlu işlemlerinizde (miras, şirket kuruluşu, önemli taşınmaz alım-satımı gibi), işlem yapmadan önce doğrudan ilgili konsolosluğu telefonla arayarak bilgi almanız veya bir hukuk danışmanına başvurmanız, zaman kaybını ve mağduriyeti önleyecektir.